A compter du 1er janvier 2018, les entreprises qui utilisent des caisses enregistreuses devront détenir une attestation de l’éditeur de logiciel ou un certificat délivré par un organisme accrédité.

En effet, la loi de finances de 2016 instaure de nouvelles règles pour lutter contre la fraude à la TVA (Article 88 de la loi n° 2015-1785 du 29 décembre 2015 de finances pour 2016). Les commerçants et autres professionnels assujettis à la TVA devront s’équiper d’un logiciel ou d’un système de caisse conforme à la Norme NF525 satisfaisant à des conditions d'inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d'archivage des données en vue du contrôle de l'administration fiscale.

Cette mise en conformité avec la loi nécessitera soit l’acquisition d’un nouveau logiciel de comptabilité ou de gestion, sa simple mise à jour ou encore l’acquisition d’un système de caisse conforme. La conformité de ces équipements doit être attestée soit par :

• Un certificat délivré par un tiers habilité (Infocert) bénéficiant d'une accréditation délivrée par l'instance nationale d'accréditation (AFNOR), ou délivré par l'instance nationale d'accréditation d'un autre Etat membre de l'Union européenne, membre de la coopération européenne pour l'accréditation et ayant signé les accords de reconnaissance mutuelle multilatéraux couvrant la certification considérée (NF525).

• Ou par une attestation individuelle délivrée par l'éditeur, conforme à un modèle fixé par l'administration.

En cas de contrôle, l’entreprise devra fournir l’attestation ou le certificat. Si elle n’est pas en possession de ce document, la sanction peut être lourde : 7.500 euros d’amende par logiciel concerné avec obligation de régulariser la situation dans les 60 jours. Le logiciel doit respecter les 4 points ci-dessous :

• Inaltérabilité : les données enregistrées doivent rester dans leur état d’origine. Toutes les corrections doivent se faire avec des opérations de « plus » et de « moins » et non par une modification du montant d’origine.
• Sécurisation : toutes les données doivent être sécurisées au moyen d’un procédé technique fiable de manière à garantir la restitution des données dans leur état d’origine.
• Conservation : les systèmes doivent prévoir une clôture à intervalle régulier. Les données doivent alors être conservées 6 ans.
• Archivage : le système d’archivage doit permettre de figer les données et leur donner une date certaine.

Il est préconisé de demander l’attestation à votre éditeur de caisse (courrier Recommandé avec accusé de réception) et surtout vous assurer la conservation des données pendant 6 ans.